Privacyverklaring voor sollicitanten

Inleiding

In deze privacyverklaring voor sollicitanten informeren wij je over welke gegevens wij van je verwerken, hoe wij daarmee omgaan en wat je van ons mag verwachten. Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure die door, of in opdracht van, Univé worden gedaan. Als je in dienst treedt van Univé, dan geldt hetgeen is neergelegd in de privacyregeling Omgang persoonsgegevens medewerkers.

De contactgegevens van de Univé-bedrijven waar deze privacyverklaring op van toepassing is, vind je aan het eind van deze privacyverklaring.

Hoe komen we aan jouw gegevens

Je hebt deze zelf aan ons verstrekt bij je sollicitatie. Ook wordt op het internet gezocht naar geschikte kandidaten, zoals in LinkedIn en CV-databases. Wij kunnen ook gegevens opvragen bij referenten die je hebt opgegeven. Of wij hebben jouw gegevens via een andere weg verkregen, bijvoorbeeld bij het afleggen van een assessment of bij de pre-employment screening.

Welke grondslagen hanteert Univé voor de verwerking van jouw gegevens We verwerken jouw gegevens:

• om eventueel een (arbeids-)overeenkomst met je aan te gaan;

• op basis van jouw toestemming;

• op basis van een gerechtvaardigd belang van Univé;

• als wij daartoe een wettelijke verplichting hebben.

Waarvoor gebruikt Univé je gegevens

De persoonsgegevens die wij krijgen, gebruiken wij alleen voor specifieke doelen:

Werving en selectie In het kader van een sollicitatieprocedure verwerken wij persoonsgegevens, omdat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en willen beoordelen of jij geschikt bent voor de desbetreffende functie.

Pre-employment screening Als financiële instelling screent Univé haar toekomstige medewerkers. De screeningprocedures die binnen Univé gelden, zijn van toepassing op alle sollicitanten die werkzaamheden kunnen gaan uitvoeren bij Univé. De screeningprocedures hebben als doel om te achterhalen of de sollicitant voldoende betrouwbaar is. Tevens wil Univé voorkomen dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.

Sollicitanten mogen alleen met hun werkzaamheden beginnen als de screening volledig en met een positief resultaat is afgerond. Voor alle te screenen sollicitanten geldt dezelfde procedure.

Wettelijke verplichtingen Wij moeten op basis van bepaalde wet- en regelgeving gegevens over je verzamelen. Op grond van de Wet Financieel Toezicht (WFT) moeten wij bijvoorbeeld weten wie je bent. Ook maken wij bij het aangaan van een dienstverband een kopie van jouw identiteitsbewijs. Wij hebben bij het aangaan van het dienstverband ook je BSN nodig in verband met fiscale verplichtingen.

Hoe gaat Univé met je persoonsgegevens om

Beveiliging Wij hebben een streng (informatie)beveiligingsbeleid om ervoor te zorgen dat jouw gegevens bij ons veilig zijn. Onze toegangssystemen, computernetwerken en gebouwen worden daardoor goed beveiligd. Een speciaal team medewerkers ziet erop toe dat het (informatie)beveiligingsbeleid wordt nageleefd.

Geheimhouding Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Ook hebben ze een eed of belofte afgelegd waarin ze beloven geheim te zullen houden wat aan hen is toevertrouwd. Jouw persoonsgegevens kunnen alleen worden gebruikt door medewerkers die hier, gelet op hun functie, toegang toe moeten hebben.

Doorgifte persoonsgegevens aan andere partijen

Binnen Univé Jouw persoonsgegevens kunnen tussen onderdelen van Univé worden uitgewisseld. Voor de screening geven we je gegevens bijvoorbeeld door aan de afdeling Veiligheidszaken, die een deel van de screening uitvoert. Alleen medewerkers die betrokken zijn bij jouw sollicitatieprocedure hebben inzage in jouw gegevens.

Buiten Univé Soms schakelen wij derden in, bijvoorbeeld een assessmentbureau. Wij schakelen alleen derden in als dit past bij het doel waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verkregen en deze derden voldoende betrouwbaar zijn. Daarnaast kunnen deze derden alleen onze opdracht krijgen, als zij aantoonbaar passende beschermingsmaatregelen hebben genomen en geheimhouding garanderen.

Mocht een assessment onderdeel uitmaken van je sollicitatieprocedure, dan word je hierover geïnformeerd. Nadat je goedkeuring hebt gegeven dat het rapport aan Univé verstrekt mag worden, slaan we het rapport op in je sollicitatiedossier. Wij geven je gegevens niet door aan partijen buiten de Europese Unie. Ook worden jouw persoonsgegevens niet verhandeld of verkocht aan derden.

Hoe lang worden je gegevens bewaard

Uiterlijk 5 weken nadat je bent afgewezen en de sollicitatieprocedure is beëindigd, zullen wij je persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals je sollicitatiebrief, CV, mailwisseling en eventuele screening- en of assessmentgegevens.

Als je toestemming geeft, bewaren we je persoonsgegevens maximaal 1 jaar. We verwijderen of anonimiseren je gegevens dan uiterlijk 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure, tenzij je ons daarna opnieuw toestemming geeft om je gegevens nogmaals 1 jaar te bewaren. Je kunt deze toestemming altijd intrekken door niet akkoord te gaan met de verlenging of door in de kandidaatportal je account te verwijderen.

Als je je toestemming hebt ingetrokken of niet hebt verlengd, dan zullen wij je gegevens verwijderen of volledig anonimiseren. Als je naar aanleiding van je sollicitatie in dienst treedt bij Univé, dan worden je gegevens onderdeel van je personeelsdossier.

Welke rechten heb je bij de verwerking van je persoonsgegevens

Bij de verwerking van je persoonsgegevens door Univé heb je bepaalde rechten.

Recht op inzage Je hebt het recht op inzage in alle persoonsgegevens die van jou worden verwerkt door Univé. Denk hierbij aan je CV, motivatie en assessmentresultaten. Je kunt je gegevens inzien in de kandidaatportal.

Recht op rectificatie Vind je dat jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt? Je kunt je gegevens zelf aanpassen in de kandidaatportal of je contactpersoon bij Univé vragen om een document te verwijderen of te vervangen.

Recht op vergetelheid Je kunt de gegevens die we van jou hebben vastgelegd verwijderen door in de kandidaatportal je account verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking Je kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Je kunt dit aangeven bij je contactpersoon bij Univé. Als jij niet wilt dat we de gegevens wissen, omdat jij de gegevens later nog wilt kunnen opvragen, dan kun je jaarlijks toestemming geven om je gegevens opnieuw 1 jaar te bewaren.

Recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde besluitvorming Volledig automatische besluiten zijn beslissingen, die over je gemaakt worden door computers en niet (meer) door mensen. Univé maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming bij de sollicitatieprocedure.

Recht op dataportabiliteit Je hebt het recht om te vragen om gegevens die op basis van een overeenkomst en/of met jouw toestemming worden verwerkt, te verkrijgen of over te dragen aan een andere partij. Overdracht aan een andere partij kan alleen als het technisch mogelijk is. Univé zal de gegevens die door jou zelf zijn verstrekt, in een gestructureerde en leesbare vorm overdragen. Je kunt dit aanvragen bij je contactpersoon bij Univé.

Recht op bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang

Verwerken we jouw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, dan kun je daar bezwaar tegen maken bij je contactpersoon bij Univé. We zullen dan een nieuwe afweging maken om te bepalen of jouw gegevens daar inderdaad niet meer voor gebruikt mogen worden. We laten je dan gemotiveerd weten wat onze beslissing is. We staken de verwerking als jouw belang zwaarder weegt dan ons belang. Als de beslissing voor jou niet leidt tot een acceptabel resultaat, dan kun je een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Univé of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen en klachten over privacy

Wil je meer weten over je rechten of over hoe wij omgaan met je privacy? Heb je andere vragen over je privacy of heb je klachten over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met je contactpersoon bij Univé of rechtstreeks met onze Functionaris Gegevensbescherming op privacy@unive.nl. Per post mag natuurlijk ook. Het adres is Postbus 15, 9400 AA, Assen.

Als je niet tevreden bent over de behandeling van je klacht, dan kun je hierover contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

We passen de privacyverklaring aan

Er gebeurt veel op het gebied van privacy en het gebruik van data en de regelgeving verandert ook voortdurend. Wij passen deze privacyverklaring daarom regelmatig aan, zodat de manier waarop wij omgaan met je gegevens steeds duidelijk is. Dit doen wij ook als er bijvoorbeeld iets verandert in onze werkwijze. Bekijk daarom regelmatig deze privacyverklaring opnieuw als je onze website www.vacaturesbijunive.nl bezoekt. Zo weet je altijd wat je van Univé kunt verwachten. Deze versie is van februari 2020.